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高效会议 助力团队绩效提升(2017-11-13)

 
 

11月12日,公司外聘iPTS国际职业培训师吴涛老师为厂级中层以上管理人员带来“高效会议管理培训”。这是公司人力资源部结合张董事长在2017下半年生产经营会议上部署的重点工作,策划组织的第二场管理培训。旨在通过培训,提高公司内部会议质量,提升工作效率,进而达到提升团队绩效的目的。

培训以一个轻松的互动游戏开场,在大家积极的讨论下,“人民币”“一窝鸟蛋”“铁铲煎蛋”等图片被评选为蕴含“高效”的意义。那何为“高效”?如何评价一场会议是否高效?吴老师给出了三个标准:目标达成、积极参与、合理时效。围绕这三个标准,吴老师对会前准备、会议开场、会议进行、会议结束和会后跟进等五个环节进行了详细的讲解。

在会前准备环节,老师介绍了高效会议密码PPPCG,让大家认识和反思到以往召集会议时会议准备不足之处。PPPCG即会议目的、预期结果、会议议程、沟通、基础规则。在召集会议之前,作为会议组织者要问问自己为什么要召开这次会议?要达到什么目的?是否有其他更便捷的方式能够达到这个目的?明确了“会议目的”,还要明确会议“预期结果”,特别是老师提到的“take away message”值得我们关注。关于“会议议程”的安排,要遵循时间分配和顺序原则,即重要的话题放前面,占80%的时间,同时为有争议的话题准备宽裕的时间。“沟通”和“基础规则”环节往往是我们容易忽视的,提前将会议相关内容予以沟通,能够确保会议讨论充分。而“基础规则”是参会者要遵守的基本原则。

在会议进行环节,作为主持人最重要的工作是组织引导讨论,如何能够在讨论环节收集到不同的想法,吴老师传授给大家“七式秘籍”:高水平提问、沉默的力量、积极聆听、鼓励强化、自己的观点稍后发表、邀请未发言者发言、记录。学会了“七式秘籍”,大家如同被打通了任督二脉,纷纷摩拳擦掌、跃跃欲试。随后,我们就“如何开好厂级例会”为题进行了模拟练习,在模拟会议上大家多次使用“七式秘籍”,通过练习对其有了更深刻的认识。收集到不同想法,则可以通过达成共识、投票决定和领导决定三种方式得出最后结论,并根据结论制订行动计划明确跟进措施。

在会后跟进环节,重点是要将有明确负责人和计划完成时间的会议记录发给相关人员,并按期跟进进度和质量。同时作为会议组织者要对每次的会议进行总结,在总结和反思中,不断改进,逐步提升会议的效率。

培训的最后,赵丽红副总经理对这一天的培训进行了总结。赵总首先感谢吴涛老师对此次培训所做的精心准备;其次,赵总结合公司目前各级会议的现状,再次强调了高效会议的重要意义;最后,赵总对参会人员提出要求,要求大家认真总结此次培训的收获,并做好对班组长的培训,提升各级会议的质量和效率。

学习和掌握高效会议的秘籍不仅是提升个人领导力的最好方式,更是提升组织沟通能力和保障团队工作效率的有效手段。作为中层管理人员,组织和参与会议是日常工作的重要部分,会议的质量直接影响到我们的工作效率。相信通过本次培训,我们对会议管理有了更加全面的认识,按照老师教授的方法,在会前、会中、会后各个环节多做思考和准备,随着实践和经验的不断积累,定能保证会议的每一个环节都高效运行,真正实现“高效会议”,助力团队绩效提升。

 
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